5 gute Gründe, warum sich Outsourcing für die Pflege- und Gesundheitsbranche lohnt

Sicher kommt Ihnen folgende Situation bekannt vor: Sie haben Ihr Kerngeschäft fest im Griff. Alles läuft nach Plan. Doch auch diesen Monat steht noch die lästige Lohn- und Gehaltsabrechnung für all Ihre Mitarbeitenden an. Diese ist vor allem für Pflegebetriebe zeitaufwendig, anspruchsvoll und kostet Nerven. Nicht selten passieren sogar Fehler. Und das gute Gefühl eines erfolgreichen Monats ist plötzlich verflogen. Doch zum Glück gibt es Outsourcing-Anbieter, die die gesamte Lohnbuchhaltung übernehmen. Und zwar fristgerecht, zuverlässig und mit all ihren Besonderheiten.

Das Auslagern der Lohnbuchhaltung liegt im Trend und gehört längst zur Wachstumsstrategie vieler großer Unternehmen. Doch auch kleine und mittelständische Betriebe können davon profitieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche fünf großen Vorteile sich aus dem Outsourcing der Lohnbuchhaltung ergeben und beantworten Ihnen die Frage, ob es sich für Ihren Betrieb aus dem Pflege- und Gesundheitsbereich überhaupt lohnt.

Die Lohnbuchhaltung erfasst die Gehälter Ihrer Mitarbeitenden und enthält alle wichtigen Aspekte der Lohnzahlungen. Laut §108 GewO ist jeder Arbeitsgeber dazu verpflichtet, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung für alle Angestellten auszustellen, damit diese nachvollziehen können, wie sich ihre Lohnsummen zusammensetzt.

Würde jede:r Mitarbeiter:in das gleiche Gehalt bekommen, wäre die Lohnabrechnung sicher auch ohne Zahlenverständnis möglich. Doch gerade in der Pflegebranche wird unregelmäßig gearbeitet. Manchmal an Sonn- und Feiertagen. Manchmal mitten in der Nacht. Und auch zu Überstunden kommt es nicht selten.

Die Folge: Zeitzuschläge, Erschwerniszulagen und Sonderzahlungen machen die Lohnbuchhaltung komplex. Hinzu kommen Änderungen der Vorschriften oder spezielle tarifvertragliche und gesetzliche Regelungen in Ihrer Branche. Passieren hier Fehler, kann das im schlimmsten Fall hohe Nachforderungen seitens des Finanzamtes mit sich bringen. Ganz zu schweigen von dem unzufriedenen Gefühl Ihrer Mitarbeitenden, welche trotz zuverlässiger Arbeit nicht pünktlich Ihre Gehälter bekommen.

Kein Wunder, dass Sie manchmal nicht wissen, wo Ihnen der Kopf steht.

Unternehmen und Betriebe, denen die Lohnbuchhaltung ebenso Ärger macht, haben verschiedene Möglichkeiten, mit diesem umzugehen. Während große Konzerne meist eine interne Abteilung für die Buchhaltung haben, nehmen Einzelunternehmer die Last oft auf sich selbst. Doch es gehört eben nicht zu Ihrem Kerngeschäft, sodass neben einer beruflichen Belastung die Anfälligkeit für Fehler zunimmt.

Die cleverste Lösung liegt jedoch woanders – nämlich im Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies meint nichts anderes als das Auslagern an externe Dienstleistende.

Solche Profis sind mit allen Facetten und Besonderheiten der Lohnabrechnung vertraut und kümmern sich darum, dass ihre Belegschaft pünktlich ihren Lohnzettel in den Händen hält und auch Steuerberater:innen und Finanzamt alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig ausgehändigt bekommen.

Fragen Sie sich auch, ob Sie Ihre Lohnbuchhaltung besser auslagern sollten oder sind Sie noch skeptisch am Abwägend der Chancen und Risiken? Wir möchten Ihnen die Beantwortung dieser Frage gern erleichtern. Doch eines können wir schon vorwegnehmen: die Vorteile überwiegen ganz klar.

Zeitersparnis durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Lohnbuchhaltung selbst übernehmen oder eine interne Abteilung dafür haben – dieser Posten kostet Zeit.

Zeit, die Sie für Einstellung, Schulung oder Organisation Ihrer Mitarbeitenden benötigen oder um sich selbst das Wissen anzueignen, welches Sie für eine korrekte Lohnabrechnung brauchen. Hinzu kommen zeitintensive Absprachen, Recherchen oder Qualitätsprüfungen. Und wie Sie ja bestens wissen, ist Zeit eine der wichtigsten Ressourcen in der Unternehmensführung.

Eine Auslagerung dieser Aufgabe würde also bedeuten, dass Sie in Zukunft mehr Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft hätten, welche in Pflegeberufen dem Wohl der Menschen zugutekommt.

Reduzierung der Kosten durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Ein internes Team für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung geht mit erhöhten Kosten einher. Denken Sie beispielsweise an Zusatzkosten für Sozialversicherung, Rentenbeiträge und andere Sozialleistungen. Außerdem müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden regelmäßige Schulungen oder Weiterbildungen besuchen, denn die Regularien für dieses Metier verändern sich stetig. Hinzu kommen Kosten für die Buchhaltungssoftware, Lizenzen, Equipment oder Büromaterialien.

Wir sind davon überzeugt, dass diese Kosten in keinem Verhältnis zum Outsourcing stehen und gerade in der Startphase des Unternehmensaufbaus keineswegs rentabel sind.

Eine Auslagerung der Lohnabrechnung bringt neben variablen und planbaren Kosten weitaus mehr Flexibilität mit sich und schafft Ihnen freie Kapazitäten für wichtigere Dinge in Ihrem Beruf.

Transparenz der Kosten durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung sparen Sie nicht nur Geld, sondern behalten gleichzeitig die volle Kontrolle über Ihre Kosten. Ihr Outsourcing-Anbieter fordert in der Regel einen festen Preis pro Lohnabrechnung oder Buchungszeile und erlaubt Ihnen so eine transparente Kalkulation der Kosten.

Sie haben sogar die Möglichkeit, die Outsourcing-Agentur nur zeitweise zu beauftragen oder spontan zu wechseln.

Außerdem ist das Outsourcing-Team dafür verantwortlich, sich hinsichtlich Technik und Gesetzesänderungen auf dem neuesten Stand zu halten, sodass keine Extrakosten auf Sie zukommen.

Schutz vor Personalausfällen beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben eigenes Personal für die Lohnbuchhaltung, doch es kommt zu Ausfällen – beispielsweise, weil Sie Ihre Mitarbeitenden dringend für kurzfristige Tätigkeiten brauchen. Oder aber durch Krankheit, Urlaub und Elternzeit.

Die Lohnabrechnung verzögert sich und Sie müssen sich händeringend um Ersatz kommen.

Sicher möchten Sie nicht, dass dieses Szenario eintritt?! Schützen Sie sich und beauftragen Sie einen externen Dienstleister für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung im Gesundheitswesen, denn diese halten zuverlässig jede Frist ein.

Fachliche Expertise und Professionalität durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung garantiert

Das Erstellen der Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert Know-how, welches durch regelmäßige Weiterbildung ständig aufgefrischt werden muss. Das Risiko für nicht korrekte Abrechnungen liegt nicht nur in der steigenden Skepsis und Unzufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden, sondern kann im schlimmsten Falle hohe Strafen und Nachzahlungen mit sich bringen.

So sollten Sie immer darauf achten, Fehler in der Berechnung zu vermeiden und Ihren Sozial- und Steuerpflichten ordnungsgemäß nachzukommen.

Ein Outsourcing-Anbieter legt dagegen höchsten Wert auf die Qualität Ihrer Lohnbuchhaltung, schließlich gehört es zu seinem Kerngeschäft. Prozesse laufen effizient und zuverlässig ab, da geschulte Fachkräfte all Ihre Kompetenzen in die Erstellung Ihrer Gehalts- und Lohnabrechnung einbringen. Dabei bleibt dieses stets objektiv und blickt unvoreingenommen auf all Ihre Zahlen – ohne sensible Daten an Dritte weiterzugeben.

So können Sie sich auf fachliche Expertise verlassen, Risiken minimieren und ein professionelles Image bei Ihren Mitarbeitenden hinterlassen.

Möchten Sie Ihre Lohnbuchhaltung in fremde, aber zuverlässige Hände legen, ist dies ohne großen Aufwand möglich.

Zuerst sollten Sie sich auf die Suche nach einem professionellen Dienstleistenden machen, der sich auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert hat – am besten in Ihrer Branche, denn jede spezifische Branche hat ihre ganz eigenen Besonderheiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Im nächsten Schritt bringen Sie in Erfahrung, um welche Belange sich das Outsourcing-Unternehmen kümmert. In der Regel sind das folgende:

• laufende Abrechnung von Löhnen und Gehältern Ihrer Mitarbeitenden
• Lohn- und Vorsteueranmeldung an das Finanzamt
• Erbringen von Nachweisen für Berufsgenossenschaften, Krankenkasse und Sozialversicherungsträger
• Organisation der Personalakten – inklusive Überstunden, Krankheitstage, Urlaub etc.

Anforderungen und Umfang Ihrer Lohnbuchhaltung sollten im Vorfeld festgelegt werden, um gemeinsam einen kosteneffektiven Preis zu vereinbaren.

Bevor das externe Unternehmen an die Arbeit geht, braucht es eine vollständige Auflistung der Stammdaten all Ihrer Mitarbeitenden – unabhängig davon, ob diese fest angestellt sind oder nur ab und zu aushelfen.

Auf dieser Basis erstellt der Dienstleister ein Abrechnungssystem mit sämtlichen Besonderheiten, wie Wochenend- oder Feiertagszuschläge, Überstunden oder sonstigen Sonderzahlungen. Auch Zu- und Abgänge Ihrer Belegschaft werden hierbei berücksichtigt.

Das Ergebnis: Ihre Mitarbeitenden erhalten pünktlich Ihre Abrechnung inklusive der Löhne auf dem Konto und auch alle beteiligten Ämter oder Genossenschaften können mit der fristgerechten Einreichung aller notwendigen Unterlagen rechnen. Die Rechts- und Datensicherheit ist in der Regel ebenso garantiert.

Dennoch sollten Sie hinterfragen, ob Ihr Outsourcing-Partner für eventuelle Fehler oder Verzögerungen haftet und Ihnen auch bei sonstigen Rückfragen zur Verfügung steht – so wie es die Lohnrechner für Sie tun.

Große Konzerne haben meist die Kapazitäten und Ressourcen, sich eine eigene Abteilung für die Lohnbuchhaltung einzurichten. Einzelunternehmer, Start-ups oder kleine und mittelständische Unternehmen mit wenig Angestellten sehen die Lohnbuchhaltung jedoch oft als notwendiges Übel, welches Zeit, Kosten und Nerven raubt.

Durch das Outsourcing der Lohnbuchhaltung können sich solche Unternehmen jedoch auf eine korrekte Arbeitsweise mit kalkulierbaren Kosten verlassen und profitieren von Sicherheit und Professionalität.

Werfen wir einen Blick in die Gesundheits- und Pflegebranche, so gibt es hier in der Regel keinen Vollzeitbuchhalter oder einen Finanzchef. Die Fachkenntnisse des Personals liegen in anderen Bereichen. Während einige Branchen von dem Wissenszuwachs der Lohnbuchhaltung profitieren können, ist dieses Metier in der Pflegebranche nicht notwendig, weswegen Sie diese Aufgabe getrost auslagern und sich auf eigene Tätigkeiten konzentrieren können.

Ob Kostenreduzierung, Zeitersparnis oder Expertise – dass Sie von externen Dienstleistern profitieren können, steht außer Frage.

Sind Sie noch auf der Suche nach einem professionellen und zuverlässigen Partner, möchten wir Sie gern von unseren Dienstleistungen überzeugen. Bei uns erhalten Sie Ihre Gehalts- und Lohnabrechnungen stets nach den aktuellen Standards – rechtssicher und korrekt.

Dabei arbeiten wir nicht nur schnell, gewissenhaft und effizient, sondern verfügen über umfassendes Know-how im Gesundheitswesen. Unser Fachgebiet: Lohnbuchhaltung für Gesundheits- und Pflegeberufe, bei der wir gesetzliche Vorschriften der PBV, Zeitzuschläge und Erschwerniszulagen berücksichtigen.

Haben wir Sie überzeugt?

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